Urlaubsanspruch berechnen: der Rechenweg nach dem Bundesurlaubsgesetz

Stand: 14. Oktober 2026

Der gesetzliche Mindesturlaub und die Umrechnung

Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz beträgt der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage. Werktage sind nach demselben Paragraphen alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Der Samstag zählt also mit. Das Gesetz geht damit von einer Sechs-Tage-Woche aus.

Die meisten Beschäftigten arbeiten an weniger Tagen. Damit der Urlaub in Wochen gerechnet gleich lang bleibt, wird der Anspruch auf die tatsächlichen Arbeitstage umgerechnet:

Urlaubstage = 24 × Arbeitstage pro Woche ÷ 6

In allen Zeilen ergeben sich vier Wochen Urlaub. Das ist der gesetzliche Mindestanspruch. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung sehen häufig mehr vor. Rechnen Sie den vertraglichen Anspruch mit derselben Formel um, wenn er in Werktagen angegeben ist.

Teilzeit: Es zählen Tage, nicht Stunden

Für die Zahl der Urlaubstage kommt es darauf an, an wie vielen Tagen pro Woche jemand arbeitet, nicht wie viele Stunden. Wer an fünf Tagen je vier Stunden arbeitet, hat denselben gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen wie eine Vollzeitkraft. Wer an drei Tagen je acht Stunden arbeitet, hat 12 Tage.

Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: vier Wochen, in denen nicht gearbeitet wird. Ein Urlaubstag ersetzt jeweils einen Arbeitstag, ganz gleich, wie lang dieser wäre.

Beispiel mit mehreren Bausteinen: Eine schwerbehinderte Teilzeitkraft arbeitet montags, mittwochs und freitags. Ihr gesetzlicher Mindesturlaub beträgt 24 × 3 ÷ 6 = 12 Tage. Dazu kommt der Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX, umgerechnet auf drei Arbeitstage: 5 × 3 ÷ 5 = 3 Tage. Zusammen sind das 15 Urlaubstage im Jahr. Beginnt dieselbe Person erst am 1. Oktober, hat sie drei volle Monate: 12 ÷ 12 × 3 = 3 Tage Teilurlaub und 3 ÷ 12 × 3 = 0,75 Tage Zusatzurlaub, die nach den Rundungsregeln auf einen Tag aufgerundet werden.

Schwieriger wird es, wenn sich die Zahl der Arbeitstage im Laufe des Jahres ändert, etwa bei einem Wechsel von Vollzeit in Teilzeit. Dann kann ein bereits erworbener Anspruch nicht einfach neu umgerechnet werden. Dazu gibt es umfangreiche Rechtsprechung. In solchen Fällen sollten Sie die Berechnung im Einzelfall prüfen lassen, statt eine Formel pauschal anzuwenden.

Eintritt und Austritt im Laufe des Jahres

Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt ein Arbeitnehmer nach § 4 Bundesurlaubsgesetz erstmals, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat. Für die Fälle davor und für unterjährige Austritte regelt § 5 Bundesurlaubsgesetz einen Teilurlaub von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses. Das gilt in drei Fällen:

• für Zeiten eines Kalenderjahres, in denen die Wartezeit nicht mehr erfüllt werden kann,
• wenn jemand vor erfüllter Wartezeit ausscheidet,
• wenn jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres ausscheidet.

Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 auf volle Tage aufgerundet. Bruchteile darunter rundet das Gesetz nicht auf.

Beispiel Eintritt: Eine Vollzeitkraft mit Fünf-Tage-Woche beginnt am 1. September. Bis Jahresende kann sie die Wartezeit von sechs Monaten nicht erfüllen. Sie hat vier volle Monate: 20 ÷ 12 × 4 = 6,67 Tage, aufgerundet 7 Tage gesetzlicher Teilurlaub.

Beispiel Austritt: Jemand mit Fünf-Tage-Woche, der seit Jahren im Betrieb ist, scheidet zum 30. April aus. Das ist die erste Jahreshälfte. Für Januar bis April ergeben sich 20 ÷ 12 × 4 = 6,67 Tage, aufgerundet 7 Tage.

Bei einem Wechsel des Arbeitgebers innerhalb eines Jahres verhindert § 6 Bundesurlaubsgesetz doppelten Urlaub: Der Anspruch besteht nicht, soweit ein früherer Arbeitgeber für dasselbe Kalenderjahr bereits Urlaub gewährt hat. Deshalb muss der alte Arbeitgeber beim Ausscheiden eine Bescheinigung über den gewährten oder abgegoltenen Urlaub ausstellen.

Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung

Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 SGB IX Anspruch auf einen bezahlten Zusatzurlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr. Diese fünf Tage beziehen sich auf eine Fünf-Tage-Woche. Ist die Arbeitszeit auf mehr oder weniger Tage verteilt, erhöht oder verringert sich der Zusatzurlaub entsprechend. Bei drei Arbeitstagen pro Woche sind es also drei Tage.

Besteht die Schwerbehinderteneigenschaft nicht das ganze Jahr, gibt es für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Zusatzurlaubs; Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden aufgerundet. Günstigere tarifliche oder betriebliche Regelungen bleiben unberührt.

Übertrag, Verfall, Krankheit und Abgeltung

Urlaub muss nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig; dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März.

Bei der zeitlichen Festlegung sind nach § 7 Abs. 1 die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen stehen entgegen. Nach § 7 Abs. 2 ist der Urlaub zusammenhängend zu gewähren, soweit keine dringenden Gründe eine Teilung erfordern. Wird geteilt und besteht ein Anspruch von mehr als zwölf Werktagen, muss einer der Teile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen.

Der Urlaub verfällt aber nicht automatisch. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) entschieden, dass der Verfall voraussetzt, dass der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss den Arbeitnehmer konkret über den offenen Urlaub informieren, ihn gegebenenfalls auffordern, den Urlaub zu nehmen, und rechtzeitig darauf hinweisen, dass er sonst verfällt. Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag genügt dafür in der Regel nicht. Kann der Arbeitgeber das nicht nachweisen, bleibt der Anspruch bestehen.

Wer während des Urlaubs krank wird, verliert diese Tage nicht: Nach § 9 Bundesurlaubsgesetz werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

Endet das Arbeitsverhältnis und kann der Urlaub nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Abs. 4 abzugelten, also auszuzahlen.

Urlaub im Betrieb nachvollziehbar führen

Fehler beim Urlaub entstehen selten bei der Formel, sondern bei der Buchführung: wer wie viel genommen hat, was übertragen wurde und ob rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen wurde. zeitfox führt je Person ein Urlaubskonto mit Anspruch, genommenen Tagen und Resturlaub. Anträge werden im Vier-Augen-Prinzip freigegeben, ein Teamkalender zeigt Überschneidungen, und Feiertage und Schulferien sind je Bundesland hinterlegt. Im vierten Quartal und bis Ende März weist zeitfox auf noch offenen Resturlaub und den Stichtag 31. März hin. Der Rechts-Check meldet, wenn ein eingestellter Urlaubsanspruch unter dem gesetzlichen Minimum liegt. Den Zugang erhalten Sie auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Quellen

• § 3 Bundesurlaubsgesetz
• § 4 Bundesurlaubsgesetz
• § 5 Bundesurlaubsgesetz
• § 6 Bundesurlaubsgesetz
• § 7 Bundesurlaubsgesetz
• § 9 Bundesurlaubsgesetz
• § 208 SGB IX
• BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.