Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was Arbeitgeber heute erfüllen müssen

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, gestützt auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Eine elektronische Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor.

Woher die Pflicht kommt

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18 entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Begründet hat der Gerichtshof das mit der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und der Grundrechtecharta: Ohne ein solches System lasse sich weder die Zahl der geleisteten Stunden noch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermitteln. Die konkrete Ausgestaltung überlässt der Gerichtshof den Mitgliedstaaten, die dabei auch Besonderheiten einzelner Tätigkeitsbereiche und sogar die Größe von Unternehmen berücksichtigen dürfen.

Deutschland hat dazu bisher kein eigenes Gesetz erlassen. Das Bundesarbeitsgericht hat die Frage deshalb selbst beantwortet. Mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat der Erste Senat entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Die Rechtsgrundlage ist nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Danach muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen, um den Arbeitsschutz umzusetzen. Diese Vorschrift legt das Gericht im Licht des Unionsrechts aus.

Der Anlass des Verfahrens war ein Streit über ein Initiativrecht des Betriebsrats. Das Ergebnis betrifft aber jeden Arbeitgeber: Weil die Pflicht schon aus dem Gesetz folgt, muss der Betriebsrat sie nicht erst erzwingen. Sie gilt unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht.

Was genau aufzuzeichnen ist

Nach dem Leitsatz des Bundesarbeitsgerichts müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Daraus ergibt sich die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Das Gericht verlangt außerdem, dass die Daten tatsächlich aufgezeichnet werden. Ein System, das nur zur freiwilligen Nutzung angeboten wird, genügt nicht.

Neben dieser allgemeinen Pflicht bestehen ältere, engere Aufzeichnungspflichten weiter:

§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, ist aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
§ 17 Mindestlohngesetz: Für geringfügig Beschäftigte und für Beschäftigte in den Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Für Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz sieht § 22 Arbeitszeitgesetz eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro vor.

Pausen gehören in die Aufzeichnung, weil sich nur so prüfen lässt, ob die Vorgaben eingehalten sind. Nach § 4 Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause nötig, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Nach § 5 Arbeitszeitgesetz ist nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten. Beides lässt sich nur mit erfassten Zeiten belegen.

Welche Form der Erfassung zulässig ist

Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich festgehalten, dass sich die Pflicht nicht zwingend auf eine elektronische Erfassung bezieht. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen in Papierform genügen. Bei der Ausgestaltung hat der Arbeitgeber einen Spielraum, und an dieser Ausgestaltung kann der Betriebsrat mitbestimmen.

Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung selbst auf die Beschäftigten übertragen. Verantwortlich dafür, dass ein System besteht und tatsächlich genutzt wird, bleibt er.

Ob eine bestimmte Lösung genügt, misst sich an den Anforderungen, die der Europäische Gerichtshof formuliert hat: objektiv, verlässlich und zugänglich. Für die Praxis lassen sich daraus Prüffragen ableiten:

Werden Zeiten zeitnah erfasst, oder werden sie am Monatsende aus der Erinnerung nachgetragen?
Ist erkennbar, wenn eine Zeit nachträglich geändert wurde, und von wem?
Können Beschäftigte ihre eigenen Zeiten einsehen?
Lassen sich die Aufzeichnungen über mindestens zwei Jahre wiederfinden?

Eine Tabelle, in der jeder Wert ohne Spur überschrieben werden kann, beantwortet die zweite Frage nicht. Eine Papierliste, die am Tag ausgefüllt und abgezeichnet wird, kann dagegen ausreichen, wenn der Betrieb klein und die Arbeit gleichförmig ist.

Stand der Gesetzgebung im Oktober 2026

Das Arbeitszeitgesetz enthält zum Stand Oktober 2026 keine allgemeine Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit. § 16 Abs. 2 verlangt weiterhin nur die Aufzeichnung der Zeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss selbst darauf hingewiesen, dass diese Vorschrift enger ist als die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Eine Neuregelung ist seit Jahren in Vorbereitung. Im Juli 2024 erklärte die Bundesregierung laut dem Pressedienst des Bundestages, sie könne für ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch keinen Zeitplan aufstellen; Vorschläge des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes würden innerhalb der Regierung beraten. Ein Gesetz ist seitdem nicht in Kraft getreten.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Die Pflicht gilt schon heute, die Einzelheiten ergeben sich aus der Rechtsprechung. Wer jetzt ein System einführt, das Beginn, Ende und Pausen zeitnah und nachvollziehbar festhält, erfüllt die Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts. Ob ein künftiges Gesetz zusätzlich eine elektronische Form oder Übergangsfristen vorsieht, bleibt abzuwarten. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie eine größere Umstellung planen.

Die Erfassung im Betrieb einführen

Eine Zeiterfassung scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass sie im Alltag umgangen wird. Diese Schritte haben sich bewährt:

Kreis festlegen. Klären Sie, für welche Beschäftigten erfasst wird. Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer; Ausnahmen gelten nur, soweit der Gesetzgeber sie nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie geregelt hat.
Erfassungsweg wählen, der zum Arbeitsplatz passt. Wer im Laden steht, stempelt an einem gemeinsamen Gerät. Wer unterwegs ist, braucht das Telefon. Wer am Schreibtisch sitzt, nutzt den Browser.
Regeln für Korrekturen festlegen. Vergessene Buchungen kommen vor. Legen Sie fest, wer sie nachträgt, wer sie freigibt und wie das dokumentiert wird.
Pausen mit erfassen. Eine automatisch abgezogene Pause ersetzt keine tatsächlich genommene. Das Bundesarbeitsgericht hat am 12. Februar 2025 (5 AZR 51/24) einen Fall entschieden, in dem der Arbeitgeber Pausen automatisch abgezogen hatte, die Beschäftigte aber nach ihrem Vortrag durchgearbeitet hatte. Der automatische Abzug stand dem Anspruch auf Vergütung der Mehrarbeit nicht ohne Weiteres entgegen; die Sache ging zur weiteren Prüfung zurück an das Landesarbeitsgericht.
Betriebsrat einbinden. Wo ein Betriebsrat besteht, bestimmt er bei der Ausgestaltung mit.
Aufbewahrung sichern. Halten Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre vor, wie es § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz für ihren Bereich verlangen.

Ein Punkt wird häufig missverstanden: Die Erfassungspflicht verschiebt nicht die Beweislast in einem Streit um Überstundenvergütung. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) klargestellt. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss weiterhin darlegen, dass der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt, geduldet hat oder dass sie notwendig waren.

Wie zeitfox die Erfassung abbildet

zeitfox erfasst Kommen, Pause und Gehen per Klick im Browser, auf dem Telefon oder an einem Kiosk-Terminal mit persönlicher PIN. Vergessene Zeiten werden über einen Korrekturantrag mit Begründung nachgetragen, den eine berechtigte Person freigibt; jede Änderung steht im Änderungsprotokoll. Eine Pausen-Erinnerung meldet sich nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, und der Rechts-Check prüft die eingestellten Pausenregeln und Wochenarbeitszeiten. Zum Monatsende entstehen Stundenzettel mit digitaler Unterschrift und eine Datei für den DATEV-Lohnimport. Den Zugang erhalten Sie auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 enthält keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Die Größe und die Art der Tätigkeit spielen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz aber für die Ausgestaltung eine Rolle, zum Beispiel dafür, ob eine Papierliste genügt.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Nach geltendem Recht nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat festgehalten, dass sich die Pflicht nicht zwingend auf eine elektronische Erfassung bezieht und je nach Tätigkeit Papier genügen kann. Ein künftiges Gesetz könnte das ändern, ist aber Stand Oktober 2026 nicht in Kraft.

Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Für Überstunden über acht Stunden werktäglich verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre. Dieselbe Frist gilt nach § 17 Mindestlohngesetz für die Aufzeichnungen bei Minijobs und in den dort genannten Branchen.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.